 2.3.1 Detección de necesidades de entrenamiento
 Concepto
Necesidades
de capacitación. Se refiere a las carencias que tienen los trabajadores
para desarrollar su trabajo de una manera adecuada dentro de la organización.
Detección
de necesidades de capacitación. Es un estudio comparativo entre la
manera apropiada de trabajar y la manera de cómo realmente se trabaja.
Las
necesidades de capacitación : son un vínculo entre los objetivos de
la empresa y las acciones de capacitación, una garantía de que la
capacitación es la mayor alternativa para un problema dado.. punto
de partida para planear el desarrollo de personal.
Tipos de necesidades de capacitación
Tipos
de necesidades:
·
Manifiestas:
Surgen cuando algún cambio estructural organizacional, por la movilidad
del personal, o como respuesta a un avance tecnológico. Capacitación
preventiva
·
Encubiertas
. Se dan en el caso de los trabajadores que ocupan normalmente un
puesto y presentan problemas de desempeño. Por falta de conocimientos,
obsolescencia, habilidades o actividades. Capacitación correctiva
Importancia
de la detección de necesidades
La
detección de necesidades de entrenamiento es importante:
1.-
Proporciona la información necesaria para la elaboración o selección
de los recursos o eventos que la empresa requiera.
2.-
Elimina la tendencia de capacitar por capacitar. Sólo cuando existan
razones válida se justifica impartir capacitación.
3.-
Propicia la aceptación de la capacitación, al satisfacer problemas
cuya solución más recomendable es la de preparar mejor al personal,
evitando así que la capacitación se considere una panacea.
4.-Asegura
a mayor medida, la relación con los objetivos, los planes y los problemas
de la empresa, y constituye un importante medio para la consolidación
de los recursos humanos y de la organización.
5.-
Genera los datos esenciales para permitir, después de varios meses
realizar comparaciones a través de l seguimiento, de los índices de
producción, rechazos, desperdicios.
Técnicas y Métodos
a)
Técnicas para determinar necesidades de capacitación
Dentro
de las técnicas para la detección de necesidades de capacitación,
existe una gran variedad de ellas, pero dentro de las más utilizadas
están las siguientes:
·
Entrevistas
·
Cuestionarios
·
Observación
·
Encuestas
·
Conversaciones
informales
·
Lista de verificación
·
Pruebas de desempeño
·
Periodo de actuación
·
Simulación
·
Evaluación de
méritos
·
Planeación de
carreras
·
Reuniones de
grupo
·
Tormenta de
ideas
La
selección de las técnicas, se da en base al criterio de cada investigador,
no existe una en especial y sólo la experiencia y capacidad del mismo
podrá hacer la adecuada selección.
b)
Métodos
Dentro
de los principales métodos para detectar necesidades están los siguientes:
1.
Análisis organizacional.
En el análisis organizacional no sólo involucra un estudio de la empresa
como un todo, sus objetivos, sus recursos, la distribución de esos
recursos para la consecución de objetivos, sino también el ambiente
socioeconómico y tecnológico en el que la organización está localizada.
2.
Análisis de
recursos humanos. Se trata del análisis de la fuerza de trabajo: el
funcionamiento organizacional presupone que los empleados poseen las
habilidades, conocimientos y actitudes deseados por la organización.
Además es importante determinar si los empleados que ocupan buenos
puestos son capaces de avanzar, a través del entrenamiento, o ver
si es necesaria la adquisición de nuevo personal.
3.
Análisis de
las operaciones y tareas. El análisis de tareas sirve para determinar
los tipos de habilidades, conocimientos y actitudes y comportamiento,
así como las características personales necesarias para el desempeño
eficaz de los puestos. El análisis de operaciones consiste en estudios
definidos que determinan qué tipos de comportamiento deben seguir
los empleados para desempeñar eficazmente las funciones de sus puestos.
Procedimiento
Procedimiento
para la detección de necesidades
1.-
compilar los documentos necesarios para conseguir la información básica
para el diagnóstico.
a.
Estructura orgánica
del área o áreas a investigar, lo más actualizada posible, incluyendo
organigramas, manuales de organización y políticas, planes y programas
de trabajo y manuales de procedimientos.
b.
Obtener el listado
completo del área o áreas a encuestar, incluyendo: nombre de los participantes
o personal empleado, su registro federal de contribuyentes, edad.
Escolaridad, antigüedad y experiencia. Nombre del puesto que ocupan.
c.
Obtener o desarrollar
el perfil de los puestos, desarrollando la descripción de sus funciones,
actividades, atribuciones y responsabilidades, así como los requisitos
en cuanto a la escolaridad, experiencia, habilidades y aptitudes psicofisiológicas.
2.-
Diseñar los formatos e instrumentos necesarios para obtener la información
básica.
a.
actividades.
Lo que debe hacer en su puesto, evaluando la manera como lo hace actualmente
en grados de : muy bien (MB), bien (B), Regular ( R) o no aceptable
(NA).
b.
Conocimientos.
Lo que debe saber, analizando con base en el grado de dominio requeridos
en el puesto, y en los mismos grados.
c.
Actitudes y
Habilidades. Actitudes y motivaciones necesarias para el desarrollo
del puesto, considerando rutinas, burocracia, dinamismo, toma de decisiones,
solución de problemas, liderazgo, relaciones humanas, relaciones públicas
y creatividad, entre otros. De igual manera deberá considerarse el
grado de dominio en términos de MB. B, R o NA.
d.
Será necesario
indicar el grado de urgencia para satisfacer la necesidad de capacitación
con base en los grados siguientes: 1.-alto grado de urgencia, 2.-
mediano, 3.- bajo grado.
Los
datos del puesto podrán obtenerse de una ficha sintética descriptiva
de puestos.
3.-
Aplique por área y por personas todos los formatos, apóyese en los
supervisores y gerentes.
4.-
Revise y constate la información obtenida.
5.-
formule su reporte final considerando los siguientes datos:
a.
Datos de identificación,
nombre de la empresa, fechas de inicio y terminación de l diagnóstico
de necesidades, ubicación de las áreas indagadas y de los puestos
analizados, nombre de los responsables y analistas.
b.
Descripción
del procedimiento empleado: pasos seguidos en el acopio de información.
c.
Técnicas empleadas:
manera de recabar los datos e información ( entrevistas cuestionarios,
modelos de observación ).
d.
Actitudes observadas
de trabajadores y supervisores.
e.
Análisis e interpretación
de los datos recabados y análisis estadístico.
f.
Resultados del
diagnóstico.
g.
Problemas que
requieren soluciones diferentes de la capacitación.
Informe final
Para
la elaboración del informe final se consideran los siguientes aspectos:
·
Datos de identificación
·
Descripción
del procedimiento empleado
·
Técnicas empleadas
·
Actitudes observadas
de trabajadores y supervisores
·
Análisis e interpretación
de los datos recabados y formas de análisis estadístico
·
Resultados del
diagnóstico
·
Problemas que
requieren soluciones diferentes de la capacitación.
La
elaboración del informe y su contenido, están determinados por el
tipo de necesidad investigada, así como por las técnicas y profundidad
involucradas.
Sin
embargo, para el procedimiento que se siga, los resultados a los que
debe llegar en esta etapa son:
1.-
Cuales son las tareas con necesidades de capacitación
2.-
A quienes afecta
3.-
Que características poseen una persona con necesidades
4.-
Que evidencia justifica que la capacitación sea la mejor medida.
Toma
de decisiones
La
ejecución del entrenamiento presupone la interacción del instructor
y el aprendiz. Los aprendices son personas situadas en cualquier nivel
jerárquico de la empresa. Que necesita aprender o mejorar los conocimientos
que tienen sobre alguna actividad. Los instructores son personas situadas
en cualquier nivel jerárquico de la empresa, expertos o especializados
en determinada actividad o trabajo, que transmiten sus conocimientos
a los aprendices. Una vez que se determinan las necesidades de capacitación
y se ha especificado el programa. La fase siguiente consiste en tomar
la decisión de ejecutar el programa de capacitación.
Los
instructores que darán los cursos pueden ser interno o externos, pero
ambos deben de cubrir las siguientes características
·
Debe contar
en su bagaje con las siguientes cualidades; contar con un amplio y
profundo conocimiento de los temas a impartir, conocer y aplicar diferentes
técnicas en la conducción y manejo de grupos, haber participado en
cursos de formación y actualización de instructores.
·
Conocer a fondo
el mercado de trabajo; buscar un intercambio de información con diversos
colegas e instituciones, estar registrado ante la Secretaría de Trabajo
y Previsión social.
·
Mostrar una
imagen de éxito en el mercado; presentar en papel membretado los programas,
mostrando en carpetas atractivas, detallarlos en cuanto a duración,
objetivos, contenidos a atender, contenidos temáticos y metodologías
a emplear.
·
Estructurar
un currículum
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