Elementos del control Interno

El Control Interno es concebido como un sistema, posee unas características particulares como son sus entradas, proceso de transformación, salidas, entorno, mecanismos de retroalimentación y recursividad 

  • Entradas: Son aquellos insumos que requieren el sistema para luego procesarlos o transformarlos, tales como:
  • SERVIDORES PÚBLICOS: Es la entrada de mayor importancia, ya que el funcionario es el recurso más relevante en una organización, independientemente de la función o el cargo que ocupa. Es de anotar, que involucra a todas las personas que de una u otra forma trabajan en pos de los objetivos Ministeriales, a través de las diferentes clases de vinculación, ya sea personal de planta, supernumerario o contratista.
  • USUARIOS EXTERNOS: La comunidad en general, a quien se ofrece los servicios de la entidad.
  • POLÍTICAS: Son los lineamientos de Organismos Internacionales, de gobierno y los establecidos por el propio Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

NORMATIVIDAD: Constitucional, legal o reglamentaria.

  •  INFORMACIÓN: Toda clase de información tanto Interna como externa.
  •  RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS: Conjunto de bienes que posee la entidad para el desarrollo de sus funciones.
  •  PROCESO DE TRANSFORMACIÓN: Está dado por el desarrollo de las actividades y procesos técnicos administrativos que las diferentes Direcciones, Oficinas, Secretarias y demás dependencias del Ministerio desarrollan y permiten a la entidad lograr la misión y los objetivos ministeriales.
  •  SALIDAS: Son los resultados obtenidos del Sistema de Control Interno y se materializan en los siguientes logros

 

BENEFICIOS INSTITUCIONALES: A continuación se presentan los beneficios más importantes que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público puede obtener del establecimiento del Sistema de Control Interno; dentro de los cuales merece relevancia la consolidación de una cultura Ministerial basada en la responsabilidad de ejercer el autocontrol y la autoevaluación, como mecanismos gerenciales básicos para buscar mancomunadamente el logro de la misión de la entidad rectora de la política económica y fiscal del Estado.

UN MINISTERIO ORIENTADO A RESULTADOS: En la medida que los productos de la gestión, guarden concordancia con las metas que le son fijadas en el Plan Nacional de Desarrollo.

UN MINISTERIO CON BUENA IMAGEN Y CREDIBILIDAD NACIONAL E INTERNACIONAL: Al ser coherente entre los objetivos planteados y los resultados alcanzados.

UNA ENTIDAD SEGURA Y EFECTIVA: Dada la confiabilidad, veracidad y oportunidad de la información, así como la eficiencia, eficacia y economía en el manejo de sus operaciones.

UN MINISTERIO PREVISIVO ANTES QUE CORRECTIVO: Lo cual se alcanza a través de una oportuna y óptima toma de decisiones que materialice las estrategias derivadas de los análisis y métodos de retroalimentación.

ENTORNO: Para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno, se debe considerar el entorno, ya que los cambios políticos, económicos, sociales y legales pueden afectar los componentes y por lo tanto, es necesario tomar oportunamente las acciones pertinentes.

MECANISMO DE RETROALIMENTACIÓN: Consiste en comparar con frecuencia razonable, los resultados obtenidos frente a los resultados esperados, con el fin de determinar posibles ajustes en el proceso, para obtener lo esperado.

RECURSIVIDAD: Es la capacidad de ver simultáneamente a cada uno de los componentes o elementos del Sistema de Control Interno como un sistema, que hereda y contiene las mismas características del sistema del cual hace parte.

Entorno De Control: podrá favorecer a mitigar la efectividad de controles específicos: las prácticas de personal que conducen a la contratación de personal incompetente o indigno de confianza podrá hacer que el control específico no sea eficaz. El entorno de control de una entidad  refleja el tono general o actitud de la administración.

  •  Filosofía de la administración y estilo operativo.
  • Estructura organizativa.
  • Comité de auditoría
  • Métodos para asignar autoridad y responsabilidad
  • Métodos de control administrativo
  • Políticas del personal
  • Influencias externas

                              Sistema Contable: se define como los métodos y registros establecidos para identificar, agrupar, analizar, clasificar, registrar y dictaminar las transacciones de una entidad y mantener un control sobre los activos y pasivos. Un sistema de contabilidad deberá:

  1. Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
  2. Describir sobre una base temporal las transacciones con detalle suficiente como para permitir la adecuada clasificación de éstas con fines de información financiera.
  3. Medir el valor de las transacciones de manera que permita registrar su adecuado valor monetario dentro de los Estados Financieros.
  4. Determinar el período en el que se efectuaron las transacciones
  5. Presentar de manera adecuada y colectiva el registro de cada una de las cuentas.

 

Procedimientos de Control: Podrán ser aplicables a un solo tipo de transacciones, como ventas, o podrán tener una aplicación más amplia e integrarse a componentes específicos del entorno del control o del sistema contable, se clasifican en las siguientes categorías:

  • Procedimientos de autorización.
  • Separación de funciones.
  • Documentos y registros.
  • Controles de acceso.
  •  Verificación interna independiente.